Layanan Surel atau eMail Resmi Kota Magelang Layanan Surat Elektronik (Surel/eMail) Pemerintah Kota Magelang merupakan sebuah layanan yang disediakan oleh Dinas Komunikasi Informatika dan Statistik Kota Magelang yang ditujukan bagi pegawai di lingkungang Pemerintah Kota Magelang. Panduan pemanfaatan layanan Surat Elektronik (Surel/eMail) Pemerintah Kota Magelang ini berlaku untuk domain email berikut: @magelangkota.go.id @pns.magelangkota.go.id @asn.magelangkota.go.id @staf.magelangkota.go.id Pengenalan Surel Kota Magelang Pengenalan singkat mengenai surat elektronik (surel/email) resmi Kota Magelang Surat Elektronik (Surel/eMail) Kota Magelang Layanan Surat Elektronik dapat diakses melalui web pada alamat https://mail.magelangkota.go.id . Untuk mengakses layanan tersebut dapat menggunakan beberapa metode akses diantaranya: Melalui peramban/browser dari komputer. Telah disediakan dua aplikasi web berikut. berbasis Roundcube yang dapat diakses dari alamat  https://mail.magelangkota.go.id/mail/ berbasis SOGo (aplikasi froupware) yang dapat diakses dari alamat https://mail.magelangkota.go.id/SOGo/ Diakses menggunakan aplikasi klien surel dari komputer seperti Thunderbird atau Outlook. Diakses menggunakan aplikasi klien surel dari gawai Android atau iOS seperti K-9 Mail . Untuk mengakses menggunakan aplikasi klien surel dapat menggunakan konfigurasi berikut. Konfigurasi akses surel pada gawai maupun aplikasi klien surel : Akun : alamat email lengkap (misal @pns.magelangkota.go.id ) Email Server : mail.magelangkota.go.id Layanan POP3 : port 110 melalui TLS (direkomendasikan), atau port 995 dengan SSL. Layanan IMAP : port 143 melalui TLS (direkomendasikan), atau port 993 dengan SSL. Layanan SMTP : port 587 melalui TLS. Mendapatkan Akun Surel -- to do -- Bila Lupa Kata Sandi atau Password Melengkapi form permohonan reset kata sandi seperti gambar dibawah. File form dapat di download pada link berikut. 2. Setelah form lengkap silahkan dikirimkan ke Dinas Komunikasi Informatika dan Statistik Kota Magelang. Bila Ada Pergantian Jabatan pada Pemegang Akun Surel Kedinasan -- to do -- Penonaktifan Akun Bila pemegang akun tidak lagi bekerja di Pemerintah Kota Magelang -- to do -- Bila akun surel diretas -- to do --   Akses Surel/eMail menggunakan Roundcube Panduan menggunakan surel menggunakan aplikasi Roundcube yang dapat diakses melalui https://mail.magelangkota.go.id/mail/. Login Masuk ke halaman website https://mail.magelangkota.go.id Masukkan username email dan password yang sudah didapat melalui surat edaran. Klik tombol login atau masuk Setelah itu akan muncul tampilan seperti gambar dibawah ini Mengganti Password Pilih Settings atau Pengaturan Pilih Password Masukkan password lama Masukkan password lama Masukkan password baru (minimal 8 karakter, harus berisi huruf kapital, simbol, dan angka) Ketikkan lagi password yang baru Pilih save atau simpan Mengganti Bahasa Bahasa Inggris menjadi Bahasa Indonesia  Pilh Settings 2. Pilih Preferences 3. Pilih User Interface 4.   Pada Mail Options , bagian Language cari Indonesia (Bahasa Indonesia) 5. Pilih Indonesia (Bahasa Indonesia) 6. Klik Save  Bahasa Indonesia Menjadi Bahasa Inggris Pilih Pengaturan  2. Pilih Pilihan 3. Pilih Antar Muka Pengguna 4. Pada Pilihan Utama , bagian Bahasa cari English 5.Pilih English  6. Klik Simpan Membaca Email Bahasa Indonesia  1.Pada bagian E-mail pilih Kotak Masuk 2. Pilih email yang akan dibaca, klik dua kali pada email tersebut atau klik satu kali maka akan muncul pada halaman disebelah kanan 3.Jika ingin membalas email, maka pilih tombol balas pada bagian atas, seperti gambar dibawah ini. 4.Tulislah balasan emailnya, setelah itu klik send atau kirim Bahasa Inggris  Pilih bagian Mail pilih Inbox Pilih email yang akan dibaca, klik dua kali pada email tersebut. Atau klik satu kali maka akan muncul pada halaman disebelah kanan 3.Jika ingin membalas email, maka pilih tombol reply atau balas pada bagian atas, seperti gambar dibawah ini. 4.Tulislah balasan emailnya, setelah itu klik send atau kirim Mengirim Email Bahasa Indonesia     Klik Tulis Sebuah Pesan  2. Tulis alamat email yang dituju (pada kolom Penerima ) Untuk mengisi alamat email yang dituju juga dapat dengan memilih daftar nama yang ada di kontak  3.Tulis judul email pada Judul (Tidak Wajib) 4. Setelah itu tulislah pesan, pada bagian dibawah ini 5. Jika ingin mengirim file atau gambar maka pilih Sisipkan Sebuah Berkas seperti gambar di bawah ini dapat juga dengan memilih icon Lampirkan pada bagian atas 6.Pilih dokumen yang akan dikirim, pilih open atau tekan dua kali pada filenya.  7.Klik tombol Kirim 8.Jika email sudah terkirim, maka akan ada di Terkirim (bagian E-Mail) Bahasa Inggris  1. Klik Compose 2. Tulis alamat email yang dituju (pada kolom To ) Untuk mengisi alamat email yang dituju juga dapat dengan memilih daftar nama yang ada di kontak  3.Tulis subject atau judul email pada Subject (Tidak Wajib) 4.  Setelah itu tulislah pesan pada bagian dibawah ini  5. Jika ingin mengirim file atau gambar maka pilih Attach a file seperti gambar di bawah ini dapat juga dengan memilih icon Attach pada bagian atas 6. Pilih dokumen yang akan dikirim, pilih open atau tekan dua kali pada filenya. 7. Klik tombol Send 8. Jika email sudah terkirim, maka akan ada di Sent (bagian Mail ) Menghapus Email  1. Klik email yang ingin dihapus  2. Klik delete pada sisi kanan atas     3. Pesan yang sudah dihapus bisa dilihat pada menu trash Menambah Kontak Klik Contacts (Daftar Kontak) di menu sebelah kiri       Akan muncul tampilan seperti gambar berikut Pada bagian Groups (Grup) terdapat Global LDAP Address Book yang berisi alamat email seluruh PNS Kota Magelang yang sudah terdaftar Grup Baru  Untuk menambah grup baru, klik ikon titik tiga disebelah kanan tulisan Groups (Grup) Setelah muncul pilihan, klik Add group (Tambah Grup) 3. Masukan nama grup baru, kemudian klik Save (Simpan) Jika pembuatan grup baru berhasil, maka hasilnya akan seperti gambar berikut 5. Klik ikon titik tiga seperti langkah pertama 6. Pilih Rename group (Ganti nama grup) sehingga muncul jendela seperti gambar dibawah 7. Ubah nama grup, kemudian klik Save (Simpan) 8. Jika ingin menghapus grup, ikuti langkah 4 dan 5 lalu klik Delete group (Hapus grup) Setelah muncul jendela seperti gambar diatas klik Delete (Hapus) Kontak Baru Menambah kontak baru melalui Create (Buat) Klik grup yang diinginkan untuk menyimpan kontak baru Klik Create (Buat) Setelah muncul tampilan seperti gambar berikut, isilah kolom-kolom sesuai dengan data kontak yang ingin ditambahkan.     4. Jika ingin menambah kolom data baru klik Add field kemudian pilih nama data yang ingin ditambahkan. Misalnya 'Organization Tampilannya akan menjadi seperti gambar dibawah ini 5. Apabila ingin menghapus kolom data yang tidak diperlukan, klik ikon seperti gambar berikut ini 6. Setelah pengisian data selesai, klik tombol Save (Simpan) Menambah kontak baru melalui Import (Impor) Klik grup yang diinginkan untuk menyimpan kontak baru Klik Import (Impor) 3. Setelah muncul jendela, pilih file yang ingin diimpor (format file harus csv)lalu klik Import (Impor) Log Out  Untuk keluar dari halaman website https://mail.magelangkota.go.id (opens new window) klik tombol Logout atau Keluar LUPA PASWORD             WARNING Jika anda lupa password, silakan bawa identitas diri anda ke Diskominsta untuk reset password email anda.           Akses Layanan iMAP Menggunakan (Gawai/Smartphone) Akses layanan menggunakan  Gawai atau Smartphone Panduan Menggunakan HP (Android) Pilih menu  Pengaturan / Setting ,  lalu klik  Accounts / Backup     2. Pilih    Atur Akun   /  Manage Account 3.  Pilih    Tambah Akun  /  Add Account  4. Pilih  Exchange 5. Masukan   Email, kemudian klik   Next 6. Masukkan  Password  lalu tekan Next 7. Isi semua Kolom kosong sesuai dengan data yang dimiliki seperti contoh dibawah,  lalu Klik Next 8. Klik    Done / Selesai Panduan Menggunakan HP (iPhone) Pilih menu  Pengaturan /  Setting , lalu klik  Mail 2. Pilih   Accounts / Akun 3. Pilih  add accounts / tambah akun 4. Pilih   Lainnya 5. Pilih add accounts Mail / tambah akun Mail 6. Masukkan isi    Nama,  Email,  Kata Sandi,  Deskripsi    kemudian klik    Berikutnya                         7. Isi semua  Data yang kosong seperti contoh di bawah , kemudian Klik Berikutnya 8. Klik  Simpan Konfigurasi K-9 Mail (Gawai/Smartphone) Mengakses layanan surel menggunakan aplikasi K-9 Mail Login Buka aplikasi K-9 Mail yang sudah di download di  play store   (opens new window) , lalu buka aplikasi tersebut maka akan muncul  tampilan seperti gambar di bawah ini pilih    Mulai / Start 2. Masukkan  username   , lalu klik  Berikutnya / Next                                  3.  Jika muncul tampilan seperti contoh dibawah, maka klik Berikutnya   4. Sesuaikan isian  ( Kolom Protokol, Server, Keamanan, Porta, Autentikasi, Sertifikat Klien )    sesuai contoh dibawah, dan isi Nama Pengguna dan Kata Sandi   sesuai data masing-masing pengguna, kemudian klik  Next / Berikutnya.                             5.  Sesuaikan isian  ( Server, Keamanan, Porta, Autentifikas, Sertifikasi )  sesuai contoh dibawah, dan isi ( Nama Pengguna dan Kata Sandi )  sesuai Data masing-masing pengguna,  kemudian klik  Next / Berikutnya. 6. Berikutnya akan Muncul Tampilan seperti gambar dibawah (Kiri bawah), Kemudian sesuaikan kolom tersebut   sesuai contoh dibawah  ( Kanan Bawah ),  kemudian  klik  Next / Berikutnya.                         7. Berikutnya isi kolom dibawah sesuai dengan data anda dan isi kolom tanda tangan surel sesuai keinginan anda kemudian klik  Next / Berikutnya. 8. Pilh  Frekuensi Pengecekan dan  Jumlah pesan yang akan di tampilkan  sesuai keiginan anda,  kemudian klik Next / Berikutnya. 9. Pilih  Lewati  dan Selesai Menu Pada K-9 Mail Pada K-9 Mail terdapat  MENU seperti gambar di bawah ini. Mengirim Email   Klik gambar  PENA   di kiri bawah , kemudian anda dapat memulai mengirim Email.                                   Membalas Email Pilih Menu Kotak Masuk         2. Pilih pesan yang akan di balas       2. Klik simbol Titik 3  di sisi kanan seperti contoh di bawah, kemudian pilih Balas       Tulis pesan balasan. Jika ingin melampirkan file maka tekan ( icon yang ada di dalam lingkaran Biru ). Lalu klik  kirim (icon di dalam kotak merah) Menghapus Email Pilih pesan yang akan di hapus. Setelah itu pilih icon hapus email , seperti gambar di bawah ini.   Lupa Password Akses Layanan Surel dengan SOGo Groupware Konfigurasi Login 1. Masuk ke halaman website https://mail.magelangkota.go.id/SOGo/   2. Sebelum login, bahasa yang akan digunakan dapat diganti terlebih dahulu (tidak wajib)  3. Masukkan Nama Pengguna dan Sandi , lalu tekan tombol masuk ( tanda panah ) Jika menggunakan bahasa inggris, masukkan Username dan Password . Kemudian tekan tombol login ( tanda panah ) 4. Setelah itu akan muncul tampilan seperti gambar dibawah ini  # Mengganti Password 1. Pilih logo Preferences atau Preferensi         2. Pilih General lalu Password Jika menggunakan Bahasa Indonesia, pilih Umum lalu Kata Sandi 3. Masukkan password lama, dan password baru (minimal 8 karakter, harus berisi huruf kapital, simbol, dan angka) . Setelah itu tekan Change atau Ubah Dalam Bahasa Indonesia  Dalam Bahasa Inggris   # Mengganti Bahasa Bahasa Inggris menjadi Bahasa Indonesia 1. Pilih Preferences 2. Pilih General lalu General lagi     3. Pada bagian Language pilih Bahasa Indonesia 4. Maka akan muncul pop up, warning untuk menyimpan preferensi dan memuat ulang halaman. Pilih YES   Bahasa Indonesia Menjadi Bahasa Inggris 1.Pilih  Preferensi   2. Pilih Umum lalu Umum lagi 3. Pada bagian  Bahasa pilih English 4. Maka akan muncul pop up, peringatan untuk menyimpan preferensi dan memuat ulang halaman. Pilih YA       # Membaca Email 1. Apabila tampilan Sogo belum seperti gambar dibawah ini      Silahkan klik ikon ✉️ yang ada di sisi kanan atas 2. Klik dua kali pada email yang ingin dibaca  Akan muncul sebuah tampilan seperti gambar berikut Keterangan: Untuk menandai email sebagai pesan berbintang klik ikon berikut ini  Untuk membalas email klik ikon berikut ini  Untuk meneruskan email untuk dikirimkan kembali, klik ikon berikut ini  Untuk menghapus email klik ikon berikut ini      # Mengirim Email  1. Klik ikon dipojok kanan bawah seperti gambar yang berada didalam kotak berwarna merah  2. Klik ikon seperti yang ditunjuk oleh panah berwarna merah Akan muncul sebuah tampilan seperti gambar berikut  3. Tulis alamat email yang dituju (pada kolom To ) 4. Tulis subject atau judul email pada Subject (Tidak Wajib) 5. Setelah itu tulislah pesan yang ingin dikriim pada bagian dibawah ini  6. Jika ingin melampirkan file atau gambar maka pilih ikon dipojok kanan bawah seperti gambar berikut ini 7. Pilih dokumen yang akan dikirim, pilih open atau tekan dua kali pada filenya.  8. Klik ikon seperti pada kotak berwarna merah untuk mengirimkan email 9 . Jika email sudah terkirim, maka akan ada di dalam menu Sent   # Menambah Kontak    Untuk masuk ke menu kontak, klik ikon seperti yang ditunjuk oleh panah       Akan muncul tampilan seperti gambar berikut    Global Address Book berisi alamat email seluruh PNS Kota Magelang yang sudah terdaftar. Address Book Baru Untuk menambah grup baru, klik tanda + disebelah kanan tulisan Address Books Tuliskan nama address book baru pada jendela yang muncul  3. Klik Ok Jika address book baru berhasil dibuat, maka hasilnya akan seperti gambar berikut      4. Apabila ingin mengganti nama address book, klik tanda titik tiga seperti gambar dibawah ini     5. Pilih Rename kemudian ganti nama address book Penggantian nama address book juga bisa dilakukan dengan klik dua kali pada nama address book 6. Jika ingin menghapus address book, ikuti langkah 4 lalu pilih Delete Kontak Baru Untuk menambah kontak email baru klik ikon + yang ada pada sisi kanan bawah 2. Klik ikon yang ada didalam kotak merah 3.Setelah muncul tampilan seperti gambar berikut, isilah formulir sesuai dengan data kontak yang ingin ditambahkan. 4. Setelah pengisian data selesai, klik tombol ikon simpan yang ada di kanan atas # Menambahkan Tugas/ Task Pada Kalender  1. Pilih pada icon Kalender 2. Pilih Buat sebuah tugas baru atau Create a new task     3. Isi data yang ada di formulir.  4. Setelah itu dapat memilih untuk Show an alert atau Send an email . Lalu tekan Save untuk menyimpan.   5.Hasilnya muncul seperti dibawah ini #Logout Untuk keluar dari halaman website https://mail.magelangkota.go.id/SOGo (opens new window) klik tombol Disconnect atau Putus Sambungan # Lupa Password     WARNING   Jika anda lupa password, silakan bawa identitas diri anda ke Diskominsta untuk reset password email anda.